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            泰國會務活動策劃?執行??公司攝影攝像?曼谷演藝演出
            時間:2024-04-12 17:05   來源:未知

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             1、根據會議規模,確定接待規格

             

             2、發放會議通知和會議日程。

             

             會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執,這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

             

             參會人數要每天統計,避免錯過某些報名人數導致安排的酒店不夠,發生參會人員入駐酒店不夠的情況。

             

             參會人員酒店要提前預定,提前安排好參會期間所有的吃住行。

             

             會議日程是會議活動期間每一天的具體安排,它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。

             

             3、選擇

             

             選擇會場,要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一定標準:

             

             第一:大小要適中。會場太大,人數太少,空下的座位太多,松松散散,給與會者一種不景氣的感覺;會場太小,人數過多,擠在一起,像鄉下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無法把會開好。

             

             第二:地點要合理??梢园褧龆ㄔ谂c會人員較集中的地方。超過一天的會議,應盡量把地點定的離與會者住所較近一些,免得與會者來回奔波。

             

             第三:附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查,不能夠因為“上次會議是從這里開的,沒出什么問題,”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則,可能會造成損失。

             

             4、會場的布置。

             

             會場的布置包括會議四周的裝飾和坐席的配置。

             

             一般大型的會議,根據會議內容,在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語、指示語等??稍跁鰞葦[放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴,主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應擦洗干凈,擺放美觀、統一。

             

             坐席的配置要是和會議的風格和氣氛,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:

             

             ①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺。另外,與會者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做,來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置,企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

             

             ②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。

             

             ③教室型。這是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達情況、指示為目的的會議,這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上,其余按左為下右為上的原則依次排列。

             

             5、準備會議資料

             

             會務組應該準備有關會議議題的必要資料,這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者,方便于與會者的閱讀和做好發言準備。

             

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